Las herramientas de ofimática son utilizadas en la totalidad de las oficinas y empresas alrededor del mundo considerando el hecho de que las mismas son necesarias para realizar todo tipo de tareas administrativas.
Por esto es importante que tengamos en cuenta el hecho de que las personas que trabajan con estos sistemas deben estar capacitados en todos los programas utilizados ya sean estos, procesadores de texto, planillas de cálculo o bases de datos, los mismos son necesarios para llevar los diferentes registros de cualquier oficina o empresa, por ello es que resulta tan importante que las personas que trabajen con el los sepan utilizarlos a la perfección por esta razón es que muchas empresas están comenzando a apostar en la formación en ofimática para sus empleados.
Como bien habíamos mencionado en algunos artículos de nuestro sitio, todas las herramientas ofimaticas deben estar conectadas a una red para que puedan funcionar a la perfección, y al mismo tiempo debemos considerar que la mayor parte de la información más importante de una empresa, por eso es fundamental que el sistema operativo también funcione a la perfección y para ellos se deben realizar diferentes tipo de revisiones y mantenimientos para así poder mantener todo el sistema actualizado. Por ello también la formación en ofimática tiene que hacer hincapié en el uso de dicho sistema operativo, ya que recordemos que ante una falla del mismo todas las herramientas pueden desestabilizar sus archivos y en el peor de los casos perderlos.
Formación en ofimática para empleados
Como ya hemos mencionado en algunas ocasiones, es fundamental que todos los empleados en una empresa u oficina tengan entero conocimiento acerca de todos los programas que se utilizan para realizar las tareas cotidianas en el medio de trabajo mencionado. Debemos tener en cuenta que afortunadamente existen diferentes academias que nos dan la posibilidad de formarnos en estos programas, y a su vez, todas ellas nos ofrecen todo tipo de facilidades para que nosotros podamos disponer de un plan de estudio que se ajuste a nuestras posibilidades.
De hecho, tenemos la posibilidad de contar con formación en ofimática vía Internet, algo que sin lugar a dudas resulta más que conveniente para todas aquellas personas que no disponen del tiempo necesario para asistir a clases, pero en algunos casos debemos decir que si se deben hacer el tiempo para asistir a los exámenes, ya que muchas de las academias que brindan cursos online, exigen la presencia del alumno.
Otro punto importante a recordar es que las academias de formación en ofimática nos entregan un titulo certificando lo que hemos estudiado y de esta manera tener un respaldo mucho más importante a la hora de presentarnos para trabajar en una oficina o incluso para evolucionar en el trabajo que ya tenemos. Por último no queremos dejar de mencionar que la formación en ofimática es especialmente recomendable para aquellas personas que trabajan en los sectores administrativos de una empresa o incluso para aquellos que ocupan cargos técnicos o directivos.
Los programas y servicios más utilizados en la empresa
Correo electrónico:
El correo electrónico es el servicio de Internet con más usuarios de todo el mundo. Con este servicio se pueden crear mensajes para enviarlos a otras personas de la red e incluso otros usuarios, también se puede recibir correo y enviar y recibir ficheros junto con los mensajes.
Su uso también se destina a las intranets, en las cuales no hace falta estar conectado a Internet, ya que en el Host se instala el programa necesario para gestionar las entradas y salidas de los mensajes.
En definitiva, es una forma de comunicarse con otra persona o personas de la misma forma que se usan las cartas, pero teniendo en cuenta que es más rápido y más fiable, ya que es difícil que el servidor pierda los datos a mandar o a recibir.
Hoy en día para las personas que no dispongan de acceso a Internet y que deseen recibir mensajes a un e-mail, se han creado diferentes formas y aparatos para poder gestionarlos, como Teléfonos Móviles y Beepers capaces de leer los mensajes y de mandar estos a un e-mail.
NetMeeting: permite llamar gente en internet o red LAN. Durante la llamada podrá hablar compartir aplicaciones, dibujar en pizarra compartida, enviar archivos y mensajes.
Chat: Permite conversar entre otras personas en tiempo real.
Word: Documentos de texto.
Excel: Plantillas de hoja de cálculo para informes de gastos, facturas y pedidos.
Power Point: Plantillas de creación de presentaciones.
Outlook: Importación y exportación entre páginas del correo electrónico.
Access: Crea calendarios programables en formularios e informes y páginas de
Acceso a datos: También se emplean lenguajes de programación como por ejemplo Cobol, C++ y Visual Basic para crear una base de tatos relacional.
Base de datos relaciona: En informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas. Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NÚM-EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE y ANTIGÜEDAD y otra tabla contiene los campos DEPARTAMENTO, NÚM-EMPLEADO y SALARIO, una base de datos relacional hace coincidir el campo NÚM-EMPLEADO de las dos tablas para encontrar información, como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos de todos los empleados contratados a partir de un día determinado. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas. Por lo general, los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relacionales
